Lo smistamento email con IA tratta dati personali, fra cui indirizzi, oggetti ed estratti dei messaggi. L’idoneità per la tua organizzazione dipende da finalità, base giuridica, destinatari e conservazione, non da un’etichetta come «IA privata».
Distingui lettura, trasmissione e conservazione
L’applicazione accede alla casella per elaborare i messaggi. Il classificatore individuale prepara una richiesta con mittente, oggetto e fino a 1.000 caratteri dell’estratto del testo. La categorizzazione dei mittenti usa campioni più brevi, fino a 500 caratteri ciascuno. Questi limiti nel codice non dimostrano che l’intera elaborazione di un’email si limiti a quei campi.
La cronologia conserva metadati e informazioni sulle azioni, non una copia completa del testo. Oggetti e indirizzi possono comunque essere dati personali. Un numero di fattura o un nome può comparire nell’oggetto: «solo metadati» non significa «nessuna informazione riservata». Esamina anche registri, backup e conservazione del provider del modello.
Verifica ogni destinatario dei dati
| Configurazione o azione | Domanda da verificare |
|---|---|
| App ospitata e modello personale | Chi gestisce l’applicazione che accede alla casella? |
| Endpoint personalizzato | È configurato un provider di riserva in caso di guasto? |
| App self-hosted e modello locale | Configurazione e richieste osservate escludono inferenza esterna? |
| Inoltro con riassunto | Il destinatario può ricevere anche il messaggio originale? |
Il codice attuale può usare il provider predefinito come riserva di un endpoint personale. Scegliere il proprio modello non esclude quindi l’elaborazione esterna. L’inoltro allega l’originale come forwarded.eml: il riassunto IA non limita la trasmissione al riassunto stesso.
Definisci la minimizzazione per il compito
L’articolo 5 del GDPR stabilisce i principi del trattamento. Documenta i campi necessari a ogni passaggio, chi li riceve e per quanto tempo restano disponibili. Mittente e oggetto o un estratto breve non dimostrano da soli la conformità.
Inizia la verifica del deployment con un messaggio fittizio. Segui classificazione normale, guasto del modello e inoltro. Non usare corrispondenza di clienti o dipendenti come dati di prova non approvati. Registra accordi e condizioni di trasferimento dei provider effettivi.
Che cosa è stato verificato
Limiti dei campi, riserva condizionale e allegato originale sono stati verificati nel codice. Non è una consulenza legale, una certificazione o un audit completo di un deployment. Vedi il tuo LLM, smistamento privato e inoltri.