Shortwave Alternative: für Postfächer jenseits Gmail

Shortwave verdient echte Anerkennung dafür, unter den grösseren Konkurrenten das gebaut zu haben, was prompt-basierter Sortierung am nächsten kommt: Die KI-Filter lassen dich Mail «mit natürlichsprachlichen Beschreibungen, klassischen Suchanfragen oder einer Kombination aus beidem» organisieren, und jeder betroffene Thread hat einen «KI-Filter»-Tab, der zeigt, welcher Filter ausgelöst hat und warum. Das ist echte, belegbare Transparenz — dieselbe Grundidee, auf der auch AI Email Filter aufbaut. Wo Shortwave enger wird, ist der Umfang: Es ist ein vollständiger Ersatz-Mail-Client, keine Schicht über deinem bestehenden, und laut eigener Dokumentation «funktioniert nur mit Gmail und Google Workspace» — Microsoft 365 und Exchange werden «derzeit nicht unterstützt», und andere Provider brauchen zuerst eine Weiterleitung an Gmail.

Wo Shortwave glänzt

• KI-Filter in natürlicher Sprache mit Einsicht. Du kannst eine Kategorie in Klartext beschreiben, und Shortwave zeigt dir pro Thread, welcher Filter angewendet wurde — ein wirklich transparenter Mechanismus, keine Blackbox.
• Ein vollständiger, ausgereifter Mail-Client. Shortwave ersetzt deinen Mail-Client komplett, mit KI-Suche, Autocomplete, Zusammenfassungen und Anhang-Analyse direkt in einer Desktop- und Mobile-App.
• Compliance-Haltung. Shortwave gibt an, die Anforderungen von CASA Tier 2 zu erfüllen, und enthält Bildproxy und Tracking-Pixel-Blocking als Datenschutzfunktionen.
• Tiefe Integration von Drittanbietern. Slack, Notion, Asana, HubSpot und Kalender-Integrationen sowie eine Tasklet-Partnerschaft zu «über 3000 Apps» gehen über ein reines Sortier-Tool hinaus.

Wo es zu kurz kommt

• Nativ nur Gmail und Google Workspace. Shortwaves eigene Dokumentation bestätigt, dass Microsoft 365/Exchange nicht unterstützt werden, und andere Provider (Yahoo, iCloud, Fastmail, Zoho, Outlook.com, ProtonMail) funktionieren nur über eine Weiterleitung in ein Gmail-Konto — keine direkte Verbindung.
• Keine Unterstützung für selbst gehostete Mailserver. Ohne jede IMAP-Option ist ein Mailcow oder ein anderer selbst gehosteter Server schlicht unerreichbar, auch nicht per Weiterleitung.
• Die Anzahl KI-Filter ist eine bezahlte, gestaffelte Grenze. Wie viele KI-Filter du nutzen kannst, ist nach Plan begrenzt: 3 bei Business (30 $/Sitz/Monat), 10 bei Premier (45 $/Sitz/Monat), 50 bei Max (120 $/Sitz/Monat) — mehr Mail-Arten zu kategorisieren kostet pro Sitz mehr.
• Kein eigenes LLM wählbar. Filterung und KI-Funktionen laufen auf Shortwaves eigenem Stack; es gibt keine veröffentlichte Option, das zugrunde liegende Modell zu wählen.
• Kein dokumentiertes Undo/Verlauf für Filteraktionen. Shortwave dokumentiert «Undo Send» (eine gesendete Nachricht innert 10 Sekunden zurückholen) und eine Pro-Thread-Filteransicht, aber kein dauerhaftes Aktionsprotokoll mit Ein-Klick-Rückgängig für filtergesteuerte Verschiebungen.

Shortwave vs. AI Email Filter

Fakten direkt auf shortwave.com und in dessen Dokumentation geprüft, Stand: September 2026.

Wer sollte was wählen

Shortwave passt besser, wenn du vollständig auf Gmail oder Google Workspace setzt, deinen Mail-Client komplett ersetzen willst statt eine Sortier-Schicht darüberzulegen, und tiefe Integrationen mit Slack, Notion und ähnlichen Tools zusammen mit KI-Suche und Textentwürfen schätzt.

AI Email Filter passt besser, wenn dein Postfach Yahoo, ProtonMail oder ein selbst gehosteter Server ist (Outlook-Support kommt bald via Microsoft-Login), wenn du lieber deinen bestehenden Mail-Client behalten als wechseln willst, oder wenn Pro-Sitz-Preise mit gestaffelten Filter-Limits nicht zu einem kleineren Budget passen — unlimitierte Kategorien sind in jeder bezahlten Stufe inklusive.

FAQ

Kann Shortwave Outlook oder einen selbst gehosteten Mailserver verbinden?

Nicht nativ. Shortwaves eigene Dokumentation besagt, dass Microsoft 365 und Exchange «derzeit nicht unterstützt» werden, und Nicht-Gmail-Provider brauchen zuerst eine Weiterleitung in ein Gmail-Konto. Es gibt keine IMAP-Option, weshalb selbst gehostete Server wie Mailcow gar nicht erreichbar sind.

Nutzt Shortwave wirklich natürlichsprachliche Filter wie AI Email Filter?

Ja, und es ist die engste Übereinstimmung unter den hier verglichenen Tools — Shortwave lässt dich Filter in Klartext beschreiben und zeigt pro Thread, welcher Filter angewendet wurde. Die Hauptunterschiede sind der Provider-Umfang (nur Gmail vs. jedes IMAP) und das Preismodell (pro Sitz mit gestaffelten Filter-Limits vs. unlimitierte Kategorien pro Konto).

Wie viele KI-Filter kann ich bei Shortwave nutzen, bevor es teurer wird?

Drei beim 30-$-Business-Plan pro Sitz und Monat, zehn bei Premier (45 $/Sitz/Monat) und fünfzig bei Max (120 $/Sitz/Monat), laut Shortwaves eigener Preisseite. AI Email Filter begrenzt die Anzahl definierbarer Kategorien in keiner Stufe.

Probier Prompt-Sortierung auf jedem Provider

AI Email Filter bietet 200 kostenlose Klassifizierungen ohne Kreditkarte, damit du natürlichsprachliche Sortierung auf Gmail oder einem selbst gehosteten Postfach testen kannst — nicht nur auf Gmail. (Outlook-Support kommt bald via Microsoft-Login.) Die vollständigen Pläne starten bei 6 $/Monat — siehe Preise. Mehr dazu: Multi-Action-Regeln, Absender Smart Categories und private, prompt-basierte E-Mail-Sortierung.