Le tri IA des e-mails traite des données personnelles, notamment adresses, objets et extraits de messages. Son adéquation à votre organisation dépend du but, de la base juridique, des destinataires et de la durée de conservation, pas d’une appellation comme « IA privée ».
Distinguer lecture, transmission et conservation
L’application accède à la boîte pour traiter les messages. Le classificateur individuel construit une requête avec l’expéditeur, l’objet et jusqu’à 1 000 caractères de l’extrait du corps. La catégorisation des expéditeurs utilise des extraits échantillonnés plus courts, jusqu’à 500 caractères chacun. Ces limites du code ne prouvent pas que tout le traitement d’un e-mail se réduit à ces champs.
L’historique garde des métadonnées et des informations d’action, pas une copie complète du corps. Les objets et adresses restent potentiellement des données personnelles. Un numéro de facture ou un nom peut figurer dans l’objet : « métadonnées uniquement » ne signifie pas « aucune information confidentielle ». Examinez aussi les journaux, sauvegardes et règles de conservation du fournisseur de modèle.
Vérifier chaque destinataire des données
| Configuration ou action | Question à examiner |
|---|---|
| Application hébergée et modèle personnel | Qui exploite l’application ayant accès à la boîte ? |
| Endpoint personnalisé | Un fournisseur par défaut est-il configuré en cas de panne ? |
| Application auto-hébergée et modèle local | Configuration et requêtes observées excluent-elles une inférence externe ? |
| Transfert avec résumé | Le destinataire peut-il aussi recevoir l’original ? |
Le code actuel peut utiliser un fournisseur par défaut comme secours d’un endpoint personnalisé. Votre modèle n’exclut donc pas tout traitement externe. Le transfert joint l’original sous forwarded.eml : un résumé IA ne limite pas les données transmises au résumé.
Définir la minimisation pour le besoin précis
L’article 5 du RGPD établit les principes du traitement. Documentez les champs nécessaires à chaque étape, leurs destinataires et leur conservation. Ni l’expéditeur et l’objet ni un extrait court ne constituent une preuve universelle de conformité.
Commencez la vérification du déploiement avec un message fictif. Suivez la classification normale, une panne du modèle et un transfert. N’utilisez pas de correspondance de clients ou de salariés comme jeu de test non approuvé. Consignez les accords et conditions de transfert des fournisseurs réellement utilisés.
Ce qui a été vérifié
Les limites des champs, le secours conditionnel et la pièce jointe originale ont été vérifiés dans le code. Il ne s’agit ni d’un avis juridique, ni d’une certification, ni d’un audit complet d’un déploiement. Voir votre LLM, le tri privé et le transfert.