10 Prompts, die deinen Posteingang sortieren

TL;DR. Ein guter Kategorie-Prompt sagt, was reingehört, was ähnlich aussieht aber nicht reingehört, und warum. Die folgenden 10 kannst du direkt in AI Email Filter kopieren und an dein eigenes Postfach anpassen — jeweils mit einer kurzen Begründung, warum sie so formuliert sind.

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AI Email Filter klassifiziert jede E-Mail (oder jeden Absender, wenn du Absender-Smart-Categories nutzt) anhand von Kategorien, die du in normaler Sprache beschreibst — keine Filtersyntax. Die folgenden Kategorien sind Ausgangspunkte zum Anpassen, keine fixe Funktionsliste; passe die Formulierung an dein eigenes Postfach an. Was jeden Prompt funktionieren lässt, ist immer dasselbe Muster: eine klare positive Definition, eine explizite Abgrenzung zur nächstähnlichen Kategorie und, wo relevant, die Aktion, die folgen soll.

1. Rechnungen und Zahlungsaufforderungen

“Rechnungen, Zahlungsaufforderungen und Mahnungen, bei denen ich etwas bezahlen muss. Ausschliessen: Zahlungsbestätigungen für bereits getätigte Käufe und Werbe-Mails über Rabatte.”

Warum es funktioniert: “Rechnungen” allein ist mehrdeutig — eine Quittung und eine Rechnung sehen für einen Klassifizierer ähnlich aus, solange man nicht zwischen “Geld, das ich schulde” und “Geld, das ich schon ausgegeben habe” trennt. Die Ausschlussklausel macht hier die eigentliche Arbeit.

2. Kaltakquise und Verkaufs-Pitches

“Kaltakquise, LinkedIn-artige Vernetzungsanfragen oder jemand, der mir ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen will, nach der ich nicht gefragt habe. Ausschliessen: Antworten auf Threads, die ich selbst gestartet habe, und Nachrichten von Personen, mit denen ich schon einmal geschrieben habe.”

Warum es funktioniert: Das Schwierige an Verkaufs-Pitches ist nicht der Pitch selbst, sondern eine echte Antwort von jemandem, mit dem du bereits geschrieben hast, nicht mit zu erfassen. Genau davor schützt der zweite Satz.

3. Quittungen und Bestellbestätigungen

“Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen und Zahlungsquittungen für bereits gekaufte Sachen. Ausschliessen: Werbe-Mails derselben Shops, auch wenn ich dort regelmässig bestelle.”

Warum es funktioniert: Das ist das klassische Problem gleicher Absender — ein Shop verschickt Quittungen und Werbung von derselben Adresse. Die Überschneidung explizit zu benennen hält beides auseinander.

4. Reisen und Buchungen

“Flugbestätigungen, Hotelbuchungen, Änderungen an Reiseplänen und Check-in-Erinnerungen für gebuchte Reisen. Ausschliessen: Reise-Deal-Newsletter und Werbung für Ziele, die ich nicht gebucht habe.”

Warum es funktioniert: Reise-Postfächer werden mit “günstige Flüge nach X”-Werbung überflutet, die dasselbe Vokabular wie echte Buchungsbestätigungen verwendet. Die Ausschlussklausel zieht die Grenze über die Absicht, nicht über Schlagwörter.

5. Konto- und Sicherheitsalarme

“Sicherheitswarnungen, Login-Benachrichtigungen, Passwort-Reset-Anfragen und Kontowarnungen von Diensten, die ich tatsächlich nutze. Ausschliessen: allgemeine ‘Schütze dein Konto’-Werbung, mit der ein Sicherheitsprodukt verkauft werden soll.”

Warum es funktioniert: Echte Sicherheitsalarme brauchen schnell Sichtbarkeit — diese Kategorie sollte meist im Posteingang bleiben statt archiviert zu werden, weshalb eine enge Abgrenzung hier wichtiger ist als eine breite.

6. Newsletter, die sich lohnen

“Newsletter und Digests von Quellen, die ich bewusst abonniert habe und tatsächlich lesen will. Ausschliessen: einmalige Werbe-Kampagnen und Reaktivierungs-Mails von Listen, bei denen ich mich einmal angemeldet und dann vergessen habe.”

Warum es funktioniert: Nicht jeder Newsletter verdient dieselbe Behandlung. Dieser Prompt hält die Newsletter, die dir wichtig sind, getrennt von denen, die nur denselben Ordner zumüllen — relevant, wenn du eine kuratierte Liste tatsächlich lesen willst, statt alles mit “Newsletter” im Betreff zu archivieren.

7. Persönliche Nachrichten

“Nachrichten von Freunden oder Familie, persönlich geschrieben statt von einem automatisierten System verschickt. Ausschliessen: automatisierte Event-Einladungen, Gruppenbenachrichtigungen und alles an eine Mailingliste.”

Warum es funktioniert: “Persönlich” als Kategorie sammelt schnell automatisiertes Grundrauschen (Geburtstagserinnerungen, Gruppenchat-Digests) ein, wenn man nicht explizit zwischen einem Menschen, der dir schreibt, und einem System, das im Auftrag von jemandem schreibt, trennt.

8. Ein bestimmtes Projekt

“Alles zum [Projektname]-Launch — Updates, Fragen, Fristen oder Entscheidungen — unabhängig davon, wer es schickt oder zu welchem Team die Person gehört.”

Warum es funktioniert: Das ist genau die Prompt-Art, die eine absenderbasierte Regel grundsätzlich nicht abbilden kann: Die Kategorie ist über das Thema definiert, nicht über eine Adresse, also wird ein neuer Projektbeteiligter schon bei der ersten Mail korrekt eingeordnet, ohne dass irgendeine Regel angepasst werden muss.

9. Support-Anfragen von Kunden

“Direkte Fragen, Beschwerden oder Support-Anfragen von Kunden zu etwas, das nicht funktioniert. Ausschliessen: interne Team-Diskussionen über Support-Tickets und automatisierte Benachrichtigungen aus dem Ticket-System.”

Warum es funktioniert: Ein Support-Postfach mischt echte Kundenstimmen mit dem Tooling drumherum (Ticket-System-CCs, Status-Updates). Beides zu trennen hält die Kategorie fokussiert auf Nachrichten, die tatsächlich eine menschliche Antwort brauchen.

10. Spam-artiges und wertloses Massen-Mail

“Unaufgeforderte Pitches, Betrugsversuche, generische ‘exklusive Gelegenheit’-Mails und Massen-Mail ohne klaren Bezug zu mir oder meiner Arbeit. Ausschliessen: alles von einem Absender, dem ich schon einmal geantwortet habe, selbst wenn die Betreffzeile werblich klingt.”

Warum es funktioniert: Diese Kategorie soll auffangen, was der Spam-Filter des Anbieters durchlässt — echtes wertloses Massen-Mail —, ohne legitime Mails zu erfassen, die zufällig ähnliches Vokabular wie Spam verwenden. Die Ausnahme für bereits beantwortete Absender ist das Sicherheitsventil.

Vom Prompt zur Aktion

Eine Kategoriebeschreibung sagt, was eine Nachricht ist; was danach mit ihr passiert, ist ein eigener Schritt. Bei Newslettern, die du bewusst behalten hast, die aber trotzdem nicht den Posteingang zumüllen sollen, ist eine Weiterleitung mit KI-generierter Zusammenfassung oft nützlicher als reines Ablegen — wie das funktioniert, steht bei KI-Weiterleitung, und ein vollständiges Setup rund um genau dieses Problem gibt es bei Newsletter-Flut.

Bevor du einer Kategorie den Autopiloten überlässt

Führe einen Testlauf mit echten Mails durch, bevor du automatische Aktionen für eine neue Kategorie aktivierst — besonders bei Kategorien wie #5 oder #9, wo ein falsches Negativ echte Kosten hat. Ist eine Kategorie bei einer bestimmten Art von Nachricht konsequent falsch, liegt die Lösung fast immer in einer schärferen Ausschlussklausel, nicht in einer längeren positiven Beschreibung — genau deshalb ist jeder Prompt oben so aufgebaut.