KI-E-Mail-Triage hilft, Nachrichten gemeinsam zur Prüfung vorzulegen. Eine Kategorie „Benötigt Aufmerksamkeit“ kann nützlich sein. Sie garantiert aber weder das Erkennen jeder dringenden Nachricht noch die richtige Zuständigkeit.
Priorität erkennbar beschreiben
„Wichtige Kunden“ setzt unbekannte Vorgeschichte voraus. Für einen fiktiven Ablauf passt: „Nachrichten mit CASE-42, die ausdrücklich eine Freigabe verlangen oder einen Liefertermin nennen. Newsletter und unzusammenhängende Angebote ausschließen.“ Trage echte freigegebene Kontakte und Referenzen ein, bevor du reale Nachrichten nutzt.
AI Email Filter verwendet pro Nachricht Absender, Betreff und bis zu 1.000 Zeichen eines Textausschnitts. Ein Termin tief in einem Anhang ist möglicherweise nicht sichtbar. Das Modell wählt eine Kategorie oder keine; es erstellt keinen vollständigen Aufgabenverlauf.
Mit wenigen Kategorien beginnen
| Kategorie | Beispielbedingung | Erste Aktion |
|---|---|---|
| Prüfen | Konkrete Anfrage mit CASE-42 | Sichtbar behalten |
| Rechnungen | Eingangsrechnung von Lieferant Alpha | In Finanz-Prüfungsordner bewegen |
| Lesen | Newsletter aufgeführter Herausgeber | In Leseordner bewegen |
Das sind fiktive Beispiele, keine beobachteten Klassifizierungen. Kann eine Nachricht zwei Kategorien treffen, grenze die Situationen ab. Ein vages Prioritätslabel löst die Überschneidung nicht verlässlich.
Schwierige Fälle in den Test aufnehmen
Bereite eine klare Freigabeanfrage, einen Newsletter mit „dringend“, eine gemischte Rechnungsanfrage und eine Nachricht ohne sichtbare Referenz vor. Notiere Erwartungen vor dem Testlauf. Prüfe Fehlalarme und übersehene wichtige Anfragen getrennt. Halte unklare Nachrichten im Originalpostfach erreichbar.
Wende eine kleine kontrollierte Auswahl an, bestätige die Zielordner und benenne eine zuständige Person. Eine Kategorie beweist keine übernommene Verantwortung oder Antwort. Behalte für zeitkritische Nachrichten einen manuellen Eskalationsablauf.
Betriebsgrenzen kennen
Bedingtes Absender-Caching kann Zuordnungen wiederverwenden, auch mit großzügigem Fallback bei leerem Betreff oder fehlenden Mustern. Ein eigener Modell-Endpunkt kann einen Standardanbieter als Fallback haben. Gespeicherter Absender und eigenes Modell sind keine pauschalen Garantien.
Beginne mit Behalten oder Ordnerbewegungen. Der Verlauf kann unterstützte Bewegungen rückgängig machen, solange Nachrichten erreichbar bleiben; dauerhafte Löschung und Weiterleitung nicht. Lass Spam- und Phishing-Schutz des Anbieters aktiv.
Siehe Kategorieaktionen, Absenderkategorien und Kunden-/Projektabläufe.