KI-E-Mail-Sortierung verarbeitet personenbezogene Daten, darunter Absenderadressen, Betreffzeilen und Nachrichtenausschnitte. Ob das für dein Unternehmen zulässig ist, hängt von Zweck, Rechtsgrundlage, Empfängern und Speicherdauer ab – nicht von einer Produktbezeichnung wie „private KI“.
Lesen, Übertragen und Speichern unterscheiden
Die Anwendung greift zur Verarbeitung auf das Postfach zu. Der Klassifizierer einzelner Nachrichten erstellt seine Modellanfrage aus Absender, Betreff und bis zu 1.000 Zeichen des Textausschnitts. Die Absenderkategorisierung verwendet kürzere Stichproben mit jeweils bis zu 500 Zeichen. Diese Codegrenzen beweisen nicht, dass die gesamte Verarbeitung einer Nachricht auf diese Felder beschränkt ist.
Der Verlauf speichert Metadaten und Aktionsinformationen statt einer vollständigen Kopie des Nachrichtentexts. Auch Betreff und Absender können personenbezogene Daten sein. Rechnungsnummern oder Namen stehen unter Umständen bereits im Betreff. „Nur Metadaten“ bedeutet daher nicht „keine vertraulichen Informationen“. Prüfe zusätzlich Betriebsprotokolle, Sicherungen und die Aufbewahrung beim Modellanbieter.
Jeden Empfänger von Nachrichtendaten prüfen
| Konfiguration oder Aktion | Datenschutzfrage |
|---|---|
| Gehostete Anwendung mit eigenem Modell | Wer betreibt die Anwendung mit Postfachzugriff? |
| Eigener Modell-Endpunkt | Ist ein Standardanbieter als Fallback bei Fehlern konfiguriert? |
| Selbst gehostete Anwendung und lokales Modell | Schließen Konfiguration und beobachtete Netzwerkanfragen externe Inferenz aus? |
| Weiterleitung mit Zusammenfassung | Darf der Empfänger auch die Originalnachricht erhalten? |
Im aktuellen Code kann ein eigener Endpunkt auf einen konfigurierten Standardanbieter zurückfallen. Ein eigenes Modell schließt externe Verarbeitung nicht aus. Weiterleitungen hängen die Originalnachricht als forwarded.eml an; eine KI-Zusammenfassung beschränkt die Übertragung nicht auf ihren Text.
Datenminimierung konkret festlegen
Artikel 5 der DSGVO nennt die Grundsätze der Verarbeitung. Dokumentiere für den Sortierablauf, welche Felder jeder Schritt benötigt, wer sie erhält und wie lange sie verfügbar bleiben. Weder sind Absender und Betreff immer ausreichend noch belegt ein kurzer Textausschnitt automatisch Konformität.
Beginne die Bereitstellungsprüfung mit einer fiktiven Nachricht. Verfolge normale Klassifizierung, einen Modellausfall und eine Weiterleitung. Verwende keine Kunden- oder Mitarbeiternachrichten als ungeprüfte Testdaten. Halte Vereinbarungen und Übermittlungsbedingungen deiner tatsächlichen Anbieter fest.
Was hier geprüft wurde
Die Feldgrenzen, der bedingte Anbieter-Fallback und der Originalanhang wurden anhand des Anwendungscodes geprüft. Das ist keine Rechtsberatung, Zertifizierung oder vollständige Datenschutzprüfung einer Bereitstellung. Weitere Grenzen: eigenes LLM, private Sortierung und Weiterleitung.