Private KI-E-Mail-Sortierung: Was bleibt lokal?

Das Problem: du willst KI-Sortierung, aber keine Blackbox

Semantische E-Mail-Sortierung braucht ein KI-Modell, das deine Mail tatsächlich liest — das ist keine Option, sondern die Funktionsweise. Die Option ist, ob du weisst, was das für deine Daten bedeutet. Die meisten Anbieter in diesem Bereich sind Cloud-only und Blackbox-KI — sie sagen dir nicht, was wohin geschickt wird oder wie lange es aufbewahrt wird, sodass am Ende immer dieselbe offene Frage steht: Was passiert eigentlich mit deiner Mail, sobald sie klassifiziert wurde? Wenn du bisher aus genau diesem Grund auf KI-E-Mail-Tools verzichtet hast, weil du auf «was verlässt eigentlich mein Gerät» keine klare Antwort bekommen hast, ist diese Zurückhaltung berechtigt — die Lösung ist ein Tool, das die Frage präzise beantwortet, statt eines, dem du blind vertrauen musst.

Warum klassische Filter das nicht lösen (sie umgehen nur die Frage)

Sieve-Regeln und anbieterseitige Filter sind standardmässig privat, weil sie dumm sind — eine Absenderadresse oder ein Betreff-Stichwort abzugleichen passiert lokal und braucht nie ein Sinnverständnis. Diese Privatheit ist ein Nebeneffekt davon, dass der Filter semantische Sortierung überhaupt nicht kann, keine bewusste Design-Entscheidung. Sobald du einen Filter willst, der «das ist eine Verkaufsanfrage» von «das ist eine Kollegin» unterscheidet, muss etwas den Inhalt bewerten, und dieses Etwas ist ein LLM. Die eigentliche Frage ist nicht, ob ein LLM zum Einsatz kommt, sondern genau, was du ihm schickst und was danach mit diesen Daten passiert.

Was mit deinen Daten tatsächlich passiert

Hier die präzise Antwort, keine vage Zusammenfassung einer Datenschutzerklärung. Für die Klassifizierung schickt AI Email Filter Betreff, Absender und eine kurze Vorschau des Nachrichtentexts an das LLM — nicht die vollständige E-Mail. Langfristig gespeichert werden nur Eckdaten: Betreff, Absender, Datum und die gewählte Kategorie, damit der Tab «Verlauf» zeigen kann, was passiert ist, und du es rückgängig machen kannst. Der vollständige E-Mail-Text wird nirgends dauerhaft gespeichert.

Das deckt sich mit dem Prinzip der Datenminimierung, wie es die DSGVO verlangt: Es werden nur die Daten verarbeitet und aufbewahrt, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich nötig sind — für die Klassifizierung ein kurzer Ausschnitt, für den Verlauf nur die Eckdaten, nie der vollständige Inhalt.

Ein paar der tatsächlichen Kategorie-Prompts zeigen, wie wenig Kontext die Klassifizierung in der Praxis braucht:

• «Von Leuten, die ich persönlich kenne oder mit denen ich schon gemailt habe» — eine Entscheidung, die auf Absender und früherem Kontakt basiert, nicht auf einer tiefgehenden Analyse des Nachrichteninhalts.
• «Cold Outreach, LinkedIn-Spam oder jemand, der mir etwas verkaufen will» — erkennbar an Betreff und einer kurzen Vorschau, ohne den vollständigen Text zu brauchen.

Wenn dir selbst diese kurze Vorschau an eine fremde API zu viel ist, lässt dich Eigenes LLM die Klassifizierung stattdessen an eine lokale Ollama-Instanz schicken. Mit einem lokalen Modell verlässt kein E-Mail-Inhalt deine eigene Infrastruktur — die Klassifizierung läuft auf Hardware, die du kontrollierst, nicht auf den Servern eines Anbieters.

Woher das Änderungsprotokoll kommt

Der Grund, warum überhaupt etwas langfristig gespeichert wird, ist Verlauf und Undo — jedes Verschieben, Flaggen, Weiterleiten oder Löschen wird protokolliert, damit du siehst, was die KI gemacht hat, und es rückgängig machen kannst. Dieses Protokoll braucht dafür nur die Eckdaten (was passiert ist, wann, bei welcher Nachricht) — nicht den E-Mail-Text, weshalb dieser auch nicht aufbewahrt wird. Nichts, was AI Email Filter tut, ist endgültig oder unsichtbar — jede Aktion ist aus diesem Protokoll heraus einsehbar und umkehrbar.

FAQ

Welche Daten genau gehen bei der Klassifizierung an das LLM?

Betreff, Absender und eine kurze Vorschau des Nachrichtentexts — nicht der vollständige E-Mail-Inhalt. Das ist das Minimum, das die Kategorie-Prompts brauchen, um zu bewerten, worum es in einer E-Mail geht.

Wird der vollständige E-Mail-Text nach der Klassifizierung irgendwo gespeichert?

Nein. Die langfristige Speicherung beschränkt sich auf Eckdaten — Betreff, Absender, Datum und zugewiesene Kategorie —, damit der Tab «Verlauf» vergangene Aktionen anzeigen und rückgängig machen kann. Der vollständige Text wird nie dauerhaft gespeichert.

Kann ich komplett vermeiden, dass etwas an eine fremde KI-API geht?

Ja, mit Eigenes LLM und einer lokalen Ollama-Instanz. In diesem Setup läuft die Klassifizierung auf deiner eigenen Hardware, und kein E-Mail-Inhalt verlässt deine Infrastruktur.

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