Gestion des emails : classer par client et projet

La gestion des emails par client commence par des catégories qui indiquent où classer un message et quelle action lui appliquer. AI Email Filter évalue vos prompts dans une boîte IMAP connectée. Commencez par un projet, vérifiez les classifications et élargissez à partir de vos propres résultats.

Choisir des dossiers faciles à maintenir

Utilisez des dossiers clients pour retrouver les échanges par relation, ou des dossiers projets si un client a plusieurs missions distinctes. Ajoutez quelques catégories transversales pour les factures à vérifier.

Ces noms sont des exemples. Des catégories qui se chevauchent compliquent l’interprétation des résultats.

Le classificateur choisit une catégorie par message, pas simultanément client et facturation. Si la facturation doit primer, précisez-le et excluez ces messages des descriptions de projets. Plusieurs actions dans une catégorie sont une autre fonction.

Écrire des prompts avec indices et exclusions

Nommez le client, les références et les types de messages attendus. Décrivez les exclusions. Le modèle ne reconnaît pas de façon fiable une relation ou un projet jamais expliqué.

Exemple de prompt projet :

Messages sur le projet Site Alpha : revues de design, retours sur la préproduction et préparation du lancement. Chercher le nom ou la référence ALPHA-WEB. Exclure les newsletters fournisseurs et les factures sans lien avec ce projet.

Exemple de prompt facturation :

Factures d’achat, rappels de paiement et questions de facturation des fournisseurs nommés dans la description du compte. Exclure publicité, réductions et messages qui mentionnent simplement un prix.

Ces instructions ne sont pas des règles de production validées. La classification utilise expéditeur, objet et aperçu textuel. Sans indice distinctif dans ces données, le projet peut rester impossible à identifier. Une pièce jointe ne prouve pas l’appartenance à un client.

Tester le classement client dans la file de vérification

1. Connectez votre boîte existante.
2. Créez une ou deux catégories avec descriptions et actions distinctes.
3. Classez un échantillon sans appliquer de déplacements.
4. Contrôlez faux positifs et omissions, notamment transferts et expéditeurs multiprojets.
5. Ajustez les descriptions et appliquez les actions approuvées.

Pour les expéditeurs variés, vérifiez séparément les affectations existantes et les résultats des messages. Les catégories par expéditeur peuvent réutiliser une catégorie admissible pour des messages correspondants ; un autre objet peut provoquer une nouvelle classification. Une catégorie enregistrée ne garantit pas que tous les futurs messages concernent le même projet.

Faire ressortir les demandes à examiner

Les règles multi-actions combinent notamment déplacement et marquage. Décrivez des indices concrets, tels qu’une échéance explicite ou une demande d’approbation. Les marqueurs aident la vérification ; ils ne garantissent pas la détection de toutes les échéances.

Configurez le transfert délibérément et contrôlez destinataire et contenu. Déplacer ensuite l’original ne rappelle pas la copie déjà envoyée.

Règle fixe ou classement par contenu ?

Une règle fixe convient lorsqu’une adresse ou une référence stable suffit. Les exemples Gmail expliquent cette approche.

Testez des prompts lorsque les formulations varient et que la catégorie peut être décrite. Vérifiez les erreurs et le traitement des données. Votre propre LLM explique pourquoi garder le traitement dans votre infrastructure nécessite d’y héberger application et modèle.

Questions sur les emails clients

Un nouveau contact peut-il correspondre à un projet existant ?

Possiblement, si le message apporte suffisamment d’indices. Contrôlez les cas incertains : un nouvel expéditeur ne suffit pas à établir un projet.

Deux projets peuvent-ils partager un expéditeur ?

Oui. Évaluez chaque message individuellement et donnez aux catégories des références et exclusions distinctes.

Cela crée-t-il une boîte partagée ou des affectations ?

Ce workflow classe une boîte et applique des actions. Il ne crée pas à lui seul affectations de tickets, responsabilités de boîte partagée ou fiches CRM.

Comment mesurer l’utilité ?

Contrôlez un échantillon fixe. Notez erreurs, omissions et corrections. Comparez les mêmes critères après un changement de prompt ; une promesse générale de précision ou de temps gagné ne remplace pas ce contrôle.

Consultez le guide détaillé pour petites entreprises et les tarifs pour les plans et limites de comptes.