KI-E-Mail-Sortierung für Fastmail, Posteo, mailbox.org

TL;DR. Fastmail, Posteo und mailbox.org sprechen alle drei Standard-IMAP/SMTP und verlangen für Drittanbieter-Clients ein App-Passwort statt deines normalen Logins. Sobald du dieses Passwort hast, brauchst du bei allen drei Anbietern für AI Email Filter dieselben drei Angaben: Server, Port, App-Passwort.

Weitere Artikel: Private KI-E-Mail-Sortierung · Absender-Smart-Categories

Fastmail, Posteo und mailbox.org sind die drei Anbieter, zu denen Leute gezielt wechseln, weil sie ihr Postfach nicht für Werbe-Targeting durchleuchtet haben wollen. Genau diese Haltung bedeutet auch: Keiner der drei bietet einen bequemen OAuth-Login wie Gmail. Du verbindest dich über normales IMAP, authentifiziert mit einem App-spezifischen Passwort. Hier die genauen Angaben für alle drei, Stand September 2026.

Fastmail

IMAP: imap.fastmail.com, Port 993, SSL/TLS SMTP: smtp.fastmail.com, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS)

Fastmail verlangt für jede Drittanbieter-Verbindung ein App-Passwort — dein normales Login-Passwort und dein Zweitfaktor-Code funktionieren über IMAP nicht. So erstellst du eines:

1. Melde dich in der Fastmail-Weboberfläche an.
2. Gehe zu Settings → Privacy & Security → Integrations.
3. Klicke auf New App Password und bestätige mit deinem Account-Passwort.
4. Gib einen Namen ein (z. B. “AI Email Filter”) und kopiere das generierte Passwort — es wird nur einmal angezeigt.

Verwende deine vollständige E-Mail-Adresse als Benutzername und das App-Passwort (nicht dein Login-Passwort) beim Verbinden mit AI Email Filter.

Posteo

IMAP: posteo.de, Port 993 (SSL/TLS) oder 143 (STARTTLS) SMTP: posteo.de, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS)

Auch Posteo akzeptiert für IMAP/SMTP-Clients ausschliesslich App-Passwörter — das ist nicht optional und gilt auch ohne aktivierte Zwei-Faktor-Authentifizierung. So erstellst du eines:

1. Melde dich auf posteo.de an.
2. Gehe zu Einstellungen → Mein Konto → Passwort & Sicherheit.
3. Finde den Bereich für App-Passwörter und generiere ein neues (Posteo verlangt mindestens 16 Zeichen mit mindestens einer Zahl und einem Grossbuchstaben — du kannst den Vorschlag übernehmen oder selbst eines eingeben).
4. Verwende dieses Passwort für die IMAP- und die SMTP-Verbindung, auch wenn ein Feld es als optional bezeichnet.

Posteo akzeptiert ausserdem nur verschlüsselte Verbindungen (TLS oder STARTTLS) — unverschlüsseltes IMAP wird komplett abgelehnt, und auch ältere TLS-1.0/1.1-Clients kommen nicht durch.

mailbox.org

IMAP: imap.mailbox.org, Port 993, SSL/TLS SMTP: smtp.mailbox.org, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS)

Hast du bei mailbox.org keine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert, funktioniert dein normales Account-Passwort direkt über IMAP. Ist 2FA aktiv (empfehlenswert), brauchst du stattdessen ein Anwendungspasswort:

1. Melde dich im mailbox.org-Webmail an.
2. Gehe zu Alle Einstellungen → Sicherheit → Anwendungspasswörter.
3. Füge ein neues Passwort hinzu, beschrifte es (z. B. “AI Email Filter”) und generiere es — kopiere es sofort, es wird danach nicht mehr angezeigt.
4. Hake IMAP und SMTP als erlaubte Protokolle für dieses Passwort an.

Verwende immer deine Haupt-mailbox.org-Adresse als Benutzername — eine Alias-Adresse scheitert an der Authentifizierung, selbst mit korrektem Passwort.

AI Email Filter anbinden

Sobald du die passenden Serverdaten und ein App-Passwort hast, ist der Teil auf Seiten von AI Email Filter bei allen drei Anbietern identisch: Konto hinzufügen, IMAP-Server und Port eintragen, E-Mail-Adresse als Benutzername, dazu das App-Passwort. AI Email Filter verbindet sich über IMAP/SMTP genauso wie jeder andere Mail-Client — eine anbieterspezifische Integration braucht es nicht, weil keiner der drei eine solche erfordert.

Warum diese Kombination Sinn ergibt

Wer sich für Fastmail, Posteo oder mailbox.org statt Gmail entscheidet, hat meist schon entschieden, dass es eine Rolle spielt, wo die eigenen E-Mails liegen und wer sie mitlesen kann. Absender-Smart-Categories folgt auf der Klassifizierungsseite demselben Gedanken: Jeder Absender wird einmal kategorisiert, diese Entscheidung wird gespeichert, und jede spätere E-Mail derselben Adresse wird ohne erneute Klassifizierung sortiert — wie das Caching genau funktioniert, steht bei Absender-Smart-Categories. Und wer die Datenschutz-Haltung noch weiter treiben will: Mit der Bring-Your-Own-LLM-Einstellung von AI Email Filter kannst du die Klassifizierung an dein eigenes Modell statt an einen gehosteten Dienst schicken, sodass für die Sortierung verarbeitete Mail-Inhalte deine eigene Infrastruktur gar nicht erst verlassen müssen — siehe Private KI-E-Mail-Sortierung für diese Kombination in der Praxis.

Eine Anmerkung zu App-Passwörtern generell

Alle drei Anbieter setzen auf dasselbe Sicherheitsmodell: ein eingeschränktes, widerrufbares Passwort pro Anwendung, getrennt von deinen Login-Daten und unabhängig von der Zwei-Faktor-Authentifizierung deines Hauptkontos. Willst du AI Email Filter irgendwann trennen, widerrufst du einfach genau dieses App-Passwort in den Einstellungen deines Anbieters — dein reguläres Login bleibt unberührt, und keine andere verbundene Anwendung ist davon betroffen.

Schlägt eine Verbindung fehl, prüfe zuerst, ob du versehentlich das normale Login-Passwort statt des App-Passworts verwendet hast — das ist bei allen drei Anbietern der häufigste Einrichtungsfehler, weil sich Login-Aufforderung und App-Passwort-Aufforderung auf der Client-Seite oft identisch anfühlen.

Fehlersuche bei einer gescheiterten Verbindung

Ein paar weitere Punkte lohnen sich, bevor du von falschen Kontodaten ausgehst:

• Falscher Port für den Verschlüsselungstyp. Port 993 erwartet eine SSL/TLS-Verbindung von Anfang an; Port 143 oder 587 erwartet eine Klartext-Verbindung, die per STARTTLS aufgewertet wird. Werden diese vertauscht, liefert das bei allen drei Anbietern eine generische Fehlermeldung statt eines klaren Hinweises.
• Benutzername ist nicht die volle Adresse. Alle drei erwarten deine vollständige E-Mail-Adresse als IMAP-Benutzername, nicht nur den Teil vor dem @. Vor allem mailbox.org lehnt eine Alias-Adresse rundweg ab, selbst mit korrektem App-Passwort, weil das Konto vom Hauptaccount aus verwaltet werden muss.
• App-Passwort widerrufen oder abgelaufen. Hat eine Verbindung vorher funktioniert und bricht plötzlich ab, prüfe, ob das App-Passwort in den Sicherheitseinstellungen des Anbieters widerrufen wurde — auch das Löschen eines alten Geräts oder einer alten App aus dieser Liste killt jeden Client, der noch dieses Passwort verwendet.
• Firewall oder VPN dazwischen. Gerade Posteo lehnt unverschlüsselte und veraltete TLS-Verbindungen konsequent ab, sodass ein Firmen-Proxy mit älterer TLS-Konfiguration den Handshake auch bei korrekten Zugangsdaten scheitern lassen kann.

Sobald die Verbindung steht, verhält sie sich wie jedes andere IMAP-Konto in AI Email Filter — die anbieterspezifische Arbeit steckt komplett darin, Serverdaten und App-Passwort vorab richtig zu setzen.