Organiser ses mails : dossiers, règles et vérification

Pour organiser ses mails, commencez par la décision à prendre pour chaque message. Un dossier indique où retrouver une information ; une routine de vérification indique ce qui demande encore une action. Multiplier les dossiers avant de définir ces décisions complique le contrôle de l’automatisation.

Une petite structure de dossiers

Adaptez cet exemple à votre activité ; il n’est pas validé pour toutes les entreprises.

Évitez les indices trompeurs : une pièce jointe n’est pas forcément une facture et un expéditeur connu ne prouve pas l’appartenance à un projet. Laissez les messages incertains dans À vérifier.

Séparer classement et travail à faire

Une facture dans Finance reste peut-être à payer. Un message classé dans un projet attend peut-être une réponse. Le tri ne remplace ni liste de tâches, ni responsable, ni contrôle des échéances.

Choisissez une fréquence de vérification adaptée. Examinez la réception et les catégories qui pourraient masquer des obligations. Ne marquez pas automatiquement comme lus les messages sensibles avant d’avoir vérifié le comportement sur de vrais exemples.

Choisir une règle par décision répétitive

Utilisez vos outils existants lorsqu’une règle fixe suffit. Les guides Gmail et Thunderbird décrivent les options natives, qui ne nécessitent pas AI Email Filter.

Décrire une catégorie IA avec des limites

Exemple de prompt : « Factures d’achat et rappels de paiement, sans offres promotionnelles ni newsletters ». Pour un client, citez une référence comme PROJECT-42 et excluez les messages sans indice de ce projet.

Donnez des éléments présents dans le message. Le modèle ne déduit pas toute votre liste de clients ou vos achats à partir de « mes clients ». Il reçoit expéditeur, objet et aperçu textuel limité ; les informations absentes peuvent lui manquer.

AI Email Filter choisit une catégorie par message, avec plusieurs actions compatibles possibles dans cette catégorie. Pour des dimensions qui se chevauchent, comme client et type de document, décidez quelle catégorie pilote l’action. Les libellés natifs Gmail peuvent, eux, coexister sur un message.

Déployer progressivement l’automatisation

1. Connectez une boîte IMAP avec une méthode autorisée par le fournisseur.
2. Choisissez une catégorie et une destination facile à contrôler.
3. Classez un échantillon dans la file de vérification sans déplacer les messages.
4. Cherchez les faux positifs et les omissions, surtout pour factures et échéances.
5. Ajustez le prompt, appliquez les actions approuvées et contrôlez un autre échantillon.

Pour les expéditeurs variés, vérifiez séparément les affectations existantes et les résultats des messages. Les catégories par expéditeur peuvent sinon être réutilisées lorsqu’elles sont admissibles et que les motifs d’objet correspondent. Évitez que règles locales et serveur déplacent les mêmes messages de façon contradictoire.

Confidentialité et récupération

La classification peut transmettre expéditeur, objet et aperçu au modèle configuré. Choisir son modèle ne suffit pas à garder le traitement chez soi : il faut héberger l’application et le modèle dans cette infrastructure. Consultez Votre propre LLM.

Consultez l’historique des actions pour un classement incorrect. L’annulation des déplacements enregistrés dépend de l’accessibilité du message ; l’annulation d’une suppression n’est pas prise en charge. Une copie transférée ne peut pas être rappelée depuis la boîte du destinataire. Commencez par classer plutôt que transférer les messages sensibles.

Pour des besoins précis, consultez le workflow client et projet et les newsletters. Vous pouvez tester 200 classifications gratuitement ; les tarifs détaillent les plans.