Organizar correos: carpetas, reglas y revisión

Para organizar correos, empieza por la decisión que necesitas tomar sobre cada mensaje. Una carpeta indica dónde encontrar información; una rutina de revisión indica qué requiere atención. Crear decenas de carpetas antes de definir esas decisiones dificulta comprobar la automatización.

Una estructura pequeña de carpetas

Adapta este ejemplo; no es una estructura validada para todos los negocios.

Un adjunto no es necesariamente una factura y un remitente conocido no demuestra que el mensaje pertenezca a un proyecto. Deja los casos inciertos en Revisión.

Separar archivo y trabajo pendiente

Una factura en Finanzas puede seguir sin pagar. Un correo de proyecto puede seguir esperando respuesta. Clasificar no sustituye una lista de tareas, una persona responsable ni una revisión de plazos.

Elige una frecuencia de revisión adecuada. Examina Entrada y categorías que puedan esconder obligaciones. No marques automáticamente como leídas categorías sensibles antes de comprobar resultados en mensajes reales.

Una regla para cada decisión repetible

Utiliza tus herramientas actuales cuando una regla fija basta. Las guías de Gmail y Thunderbird explican opciones nativas que no necesitan AI Email Filter.

Describir una categoría IA con límites

Ejemplo: «Facturas de compra y recordatorios de pago, excluyendo promociones y newsletters». Para un cliente, cita una referencia como PROJECT-42 y excluye mensajes sin indicios del proyecto.

Aporta información presente en el mensaje. El modelo no deduce toda tu lista de clientes o compras a partir de «mis clientes». Recibe remitente, asunto y una vista previa limitada; la información fuera de esos datos puede faltar.

AI Email Filter elige una categoría por mensaje. Puedes configurar varias acciones compatibles dentro de ella. Si se solapan cliente y tipo de documento, decide qué categoría controla la acción. Las etiquetas nativas Gmail tienen otra semántica y pueden coexistir.

Introducir la automatización por etapas

1. Conecta un buzón IMAP con credenciales permitidas por el proveedor.
2. Elige una categoría y un destino que puedas inspeccionar.
3. Clasifica una muestra en la cola de revisión sin aplicar movimientos.
4. Revisa falsos positivos y omisiones, sobre todo facturas y plazos.
5. Ajusta el prompt, aplica acciones aprobadas y revisa otra muestra.

Para remitentes variados, revisa por separado las asignaciones existentes y los resultados de cada mensaje. Las categorías por remitente pueden reutilizarse cuando sean admisibles y coincidan los patrones del asunto. Evita reglas locales y de servidor que muevan los mismos mensajes de manera contradictoria.

Privacidad y recuperación

La clasificación puede transmitir remitente, asunto y vista previa al modelo. Elegir tu propio modelo no basta para mantener el procesamiento en tu infraestructura: debes alojar allí aplicación y modelo. Consulta Tu propio LLM.

Revisa el historial de acciones si un mensaje termina mal archivado. Deshacer movimientos registrados depende de que el mensaje siga accesible; deshacer eliminaciones no está soportado. No puedes recuperar del destinatario una copia reenviada. Empieza archivando en lugar de reenviar mensajes sensibles.

Consulta los flujos de clientes y proyectos y newsletters. Puedes probar 200 clasificaciones gratis; los precios detallan los planes.