Gestión de correo: organizar por cliente y proyecto

La gestión de correo por cliente empieza por categorías que explican dónde pertenece un mensaje y qué debe ocurrir con él. AI Email Filter evalúa tus prompts en un buzón IMAP conectado. Empieza con un proyecto, revisa las clasificaciones y amplía según tus resultados.

Elegir carpetas fáciles de mantener

Usa carpetas de cliente cuando recuperas correspondencia por relación. Usa proyectos cuando un cliente tiene varios trabajos separados. Añade unas pocas categorías transversales, como facturación pendiente de revisión.

Son nombres ilustrativos. Las categorías superpuestas dificultan entender una clasificación.

El clasificador elige una categoría por mensaje; no asigna cliente y facturación a la vez. Si la facturación tiene prioridad, indícalo y exclúyela de las descripciones de proyecto. Varias acciones dentro de una categoría son otra función.

Escribir prompts con pruebas y exclusiones

Nombra cliente, referencias y tipos de mensaje esperados. Explica qué queda fuera. Un modelo no reconoce de forma fiable una relación o proyecto que no has descrito.

Ejemplo de proyecto:

Mensajes del proyecto Web Alpha, incluidas revisiones de diseño, comentarios de pruebas y planificación del lanzamiento. Buscar nombre o referencia ALPHA-WEB. Excluir newsletters de proveedores y facturas ajenas al proyecto.

Ejemplo de facturación:

Facturas de compra, recordatorios de pago y consultas de facturación de proveedores nombrados en la descripción de la cuenta. Excluir publicidad, descuentos y mensajes que solo mencionen precios.

Son instrucciones iniciales, no reglas de producción demostradas. La clasificación usa remitente, asunto y vista previa. Sin indicios distintivos, quizá no se pueda identificar el proyecto. Un adjunto no demuestra que un mensaje pertenezca a un cliente.

Probar el flujo en la cola de revisión

1. Conecta tu buzón actual.
2. Crea una o dos categorías con descripciones y acciones distintas.
3. Clasifica una muestra sin aplicar movimientos.
4. Revisa falsos positivos y omisiones, incluidos reenvíos y remitentes multiproyecto.
5. Ajusta las descripciones y aplica las acciones aprobadas.

Para remitentes variados, revisa por separado las asignaciones existentes y los resultados de cada mensaje. Las categorías por remitente pueden reutilizar categorías admisibles para mensajes coincidentes; un asunto distinto puede provocar otra clasificación. Una categoría guardada no garantiza que todo correo futuro pertenezca al mismo proyecto.

Destacar solicitudes que requieren revisión

Las reglas multiacción combinan acciones como mover y marcar. Describe señales concretas, como un plazo explícito de respuesta o una solicitud de aprobación. Usa las marcas como ayuda, no como garantía de detectar todos los plazos.

Configura reenvíos deliberadamente y comprueba destinatario y contenido. Mover después el original no recupera una copia ya enviada.

¿Reglas fijas o clasificación por contenido?

Una dirección o referencia estable puede bastar para una regla fija. Los ejemplos Gmail muestran esta opción.

Prueba prompts cuando la redacción varía y puedes definir la categoría. Revisa errores y dónde se procesan datos. Tu propio LLM explica por qué mantener el procesamiento en tu infraestructura requiere alojar allí aplicación y modelo.

Preguntas sobre correo de clientes

¿Un contacto nuevo puede coincidir con un proyecto existente?

Es posible si el mensaje contiene pruebas suficientes. Revisa casos dudosos: un nuevo remitente no establece por sí solo el proyecto.

¿Dos proyectos pueden compartir remitente?

Sí. Evalúa cada mensaje individualmente y define referencias y exclusiones distintas.

¿Esto crea una bandeja compartida o asigna tareas?

Organiza un buzón y sus acciones. No establece por sí solo asignación de tickets, responsables de bandeja compartida ni registros CRM.

¿Cómo mido si ayuda?

Revisa una muestra fija. Anota errores, mensajes de proyecto omitidos y correcciones. Compara los mismos criterios tras cambiar un prompt; una promesa general de precisión o ahorro no sustituye esa prueba.

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